Do przyjmowania i zarządzania zgłoszeniami od sygnalistów mogą służyć specjalnie dostosowane do tych celów narzędzia IT. Co mówi o  tym najnowszy projekt ustawy? Czy przedsiębiorcy mogą korzystać z tego typu rozwiązań? A jeżeli tak, to czy warto?

Narzędzia IT dla sygnalistów a ustawa

Jeżeli chodzi stosowanie narzędzi IT do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, to na ten moment projekt ustawy mówi jasno – zgodnie z jego najnowszym brzmieniem wewnętrzne zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Ustawa nie zawiera definicji „postaci elektronicznej”. W związku z tym zastosowanie znajdą tutaj ogólne przepisy kodeksu cywilnego dotyczące składania oświadczeń woli, a także innych, np. wiedzy, ponieważ przepisy te stosuje się w takich przypadkach analogicznie.

Zgodnie z kodeksem cywilnym, oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby odbiorca mógł zapoznać się z jego treścią. Najpopularniejszą postacią komunikacji elektronicznej jest wysłanie wiadomości e-mail. Jednak nie wyklucza to oczywiście także innych postaci, takich jak na przykład właśnie wypełnienie i przesłanie do adresata dedykowanego formularza online.

Outsourcing narzędzia IT dla sygnalistów

Narzędzia IT stosowane do przyjmowania i obsługi zgłoszeń whistleblowingowych mogą mieć charakter zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny. Te pierwsze są opracowane na zlecenie i są własnością danego pracodawcy. Drugie z kolei pochodzą od zewnętrznego dostawcy, który na zasadzie np. odpłatnego abonamentu udostępnia narzędzie pracodawcy.

Jeżeli chodzi o narzędzia zewnętrzne, to projekt ustawy w żaden sposób nie reguluje tej kwestii. Zawiera tylko zapis, że upoważnienie podmiotu zewnętrznego do odbioru zgłoszeń i/lub prowadzenia działań następczych wymaga zawarcia dodatkowej umowy. Jednak w przypadku korzystania z narzędzia IT w sposób opisany powyżej, zewnętrzny dostawca nie zajmuje się żadną z wymienionych czynności. Udostępnia jedynie rozwiązanie technologiczne, które następnie obsługiwane jest bezpośrednio przez pracodawcę (wyznaczone przez niego osoby). Ponadto zewnętrzne narzędzia IT zazwyczaj skonstruowane są w taki sposób, że dostawca nie ma żadnego dostępu do jakichkolwiek danych – zarówno sygnalistów, jak i osób korzystających z narzędzia po stronie pracodawcy.

Jednocześnie należy pamiętać, że podmioty objęte ustawą o sygnalistach muszą zapewnić, aby ich procedura wewnętrzna oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom. Muszą zwłaszcza zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu. W związku z tym ważne jest, aby wybrane narzędzie IT spełniało najwyższe normy bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwoju i utrzymania oprogramowania.

Dlaczego warto korzystać z narzędzia IT?

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zdecyduje się na skorzystanie z własnego, czy też zewnętrznego narzędzia IT, takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele korzyści.

Bezpieczeństwo | Bezpieczeństwo przechowywania danych

Aplikacje whistleblowingowe poprzez zastosowanie odpowiednich rozwiązań informatycznych są bardzo bezpieczne, jeżeli chodzi o ochronę przechowywanych w nich danych, w tym tych dotyczących tożsamości sygnalisty. W znacznym stopniu redukuje to ryzyka związane z uzyskaniem dostępu do tych danych przez osoby nieuprawnione.

Ochrona anonimowości

Ponadto narzędzia IT pozwalają na wprowadzenie skutecznego kanału zgłoszeń anonimowych, tj. takiego, który wyklucza możliwość identyfikacji sygnalisty. Jest to trudne w przypadku innych kanałów zgłoszeń, np. ustnych (identyfikacja poprzez rozpoznanie głosu) lub dokonywanych w tradycyjnej formie pisemnej (rozpoznanie po charakterze pisma). Narzędzie IT pozwala także na budowanie większego zaufania wśród pracowników. Wiedzą oni, że  ich tożsamość w procesie zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości jest chroniona, co może przyczynić się do zwiększenia ilości oraz jakości otrzymywanych zgłoszeń.

Wygodny formularz

Kolejną zaletą whistleblowingowych narzędzi IT jest to, że opracowane na ich potrzeby dedykowane formularze pozwalają zwrócić uwagę sygnalisty na istotne elementy zdarzenia. W jednym miejscu zbierają wszystkie informacje, których podanie przyda się na etapie postępowania wyjaśniającego. Formularze pozwalają także na załączenie odpowiednich dowodów (zdjęć, nagrań etc.).

Łatwe zarządzanie zgłoszeniami

Wiele aplikacji z poziomu administratora pozwala także na rejestrowanie, przydzielanie i archiwizowanie wpływających zgłoszeń w jednym miejscu. Przez system odbywa się też  komunikacja z sygnalistą. Dzięki temu organizacja ma pełną kontrolę nad zgłoszeniami i może nimi sprawnie zarządzać.

Na to, jaki kanał zgłaszania nieprawidłowości wybierze dana firma wpłynie wiele indywidualnych czynników: specyfika branży, skala działalności, dotychczasowe narzędzia używane do komunikacji czy też stopień cyfryzacji firmy.   Biorąc jednak pod uwagę wymogi ustawy, w szczególności w zakresie ochrony danych oraz komunikacji z sygnalistą, z pewnością warto rozważyć skorzystanie z odpowiednich do tego celu narzędzi IT. Przykładem narzędzia spełniającego wszystkie te funkcje jest WhistBoard.

Elżbieta Szulc
Associate
elzbieta.szulc@olesinski.com