Potrzeba zlecenia obsługi zgłoszeń od sygnalistów podmiotom zewnętrznym może wynikać z różnych pobudek. Niektóre organizacje nie posiadają wewnętrznie odpowiednich zasobów – technicznych czy personalnych, aby zajmować się zgłoszeniami samodzielnie. Inne chcą zapewnić sygnalistom należytą anonimowość i poczucie większej bezstronności podmiotu, który będzie przyjmował i rozpatrywał zgłoszone naruszenia. Niezależnie od przyczyny, na rynku widać wzmożone zainteresowanie outsourcowaniem usług whistleblowingowych. Czy polska ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nadąży za potrzebami rynkowymi?
Zgłoszenia od sygnalistów w projekcie ustawy
Zgodnie z najnowszym projektem ustawy o ochronie sygnalistów, pracodawcy mają możliwość zlecenia obsługi zgłoszeń podmiotom zewnętrznym. Projekt wprost wskazuje, że przyjmowaniem zgłoszeń od sygnalistów może zajmować się, oprócz wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej, także podmiot zewnętrzny. Może on również pełnić rolę jednostki rozpatrującej zgłoszenia i podejmującej działania następcze – warunkiem w tym przypadku jest obowiązek zapewnienia bezstronności.
W celu zlecenia podmiotowi zewnętrznemu obsługi zgłoszeń od sygnalistów, konieczne jest zawarcie stosownej umowy. Powinna ona szczegółowo określać prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego związane z przetwarzaniem danych osobowych. Co istotne, zlecenie obsługi zgłoszeń na zewnątrz nie uchyla odpowiedzialności podmiotów zobowiązanych za dochowanie obowiązków określonych w ustawie. W szczególności chodzi tu o zachowanie poufności, udzielenie informacji zwrotnej oraz podjęcie działań następczych. W związku z tym, w umowie powinny się znaleźć również zapisy dotyczące tych zagadnień.
Fakt outsourcowania oraz dane podmiotu, któremu została zlecona obsługa zgłoszeń powinny być wprost określone w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
Forma umowy o outsourcing
Projekt ustawy nie wskazuje wprost w jakiej formie powinna zostać podpisana umowa o outsourcowanie obsługi zgłoszeń od sygnalistów, co mogłoby wskazywać, że może być to forma dowolna (w tym nawet ustna).
Warto jednak, aby taka umowa została zawarta w formie pisemnej. Po pierwsze, zgodnie z projektem – do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu zobowiązanego. Po drugie, ponieważ umowa powinna w sposób szczegółowy określać prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego – także ze względów dowodowych – zalecana jest forma pisemna.
Przyjmowanie a rozpatrywanie zgłoszeń
Po opublikowaniu trzeciego projektu ustawy o ochronie sygnalistów, w opinii publicznej pojawił się pogląd, że w stosunku do pierwotnej treści, dokument wprowadził daleko idące ograniczenie w zakresie możliwości outsourcowania obsługi zgłoszeń (w najnowszym projekcie rozpatrywany fragment wciąż widnieje). Zgodnie z tą opinią, projekt zawęził możliwość powierzenia obsługi zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu jedynie do czynności przyjmowania i potwierdzania przyjęcia zgłoszeń od sygnalistów, udzielania informacji zwrotnej oraz informowania o procedurze. Tym samym wyłączył spod możliwości outsourcowania bezpośrednie rozpatrywanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych.
Powyższa interpretacja oparta była na minimalnej zmianie art. 28 ust. 1 projektu dotyczącego umowy z podmiotem zewnętrznym. Chodzi o wskazanie, że „upoważnienie podmiotu zewnętrznego, o którym mowa w art. 25 ust.1 pkt 1, wymaga zawarcia umowy […]” a nie – jak miało to miejsce we wcześniejszych projektach: „upoważnienie podmiotu zewnętrznego, o którym mowa w art. 25 ust.1 pkt 1 i pkt 3, wymaga zawarcia umowy […]”.
Wspomniany przepis[1] szczegółowo opisuje, co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych, przy czym pkt 1 odnosi się do tego, kto może zajmować się przyjmowaniem zgłoszeń, natomiast pkt 3 wskazuje kto może zajmować się podejmowaniem działań następczych. Te dwa punkty są ze sobą połączone, ponieważ ten drugi zawiera bezpośrednie odwołanie do pierwszego, zgodnie z którym rolę osoby podejmującej działania następcze „może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoby, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność”.
Wydaje się zatem, że przyjęcie tak restrykcyjnej i zawężającej interpretacji jest nieuzasadnione. Usunięcie z art. 28 ust.1 odesłania do art. 25 ust.1 pkt 3, w naszej ocenie, należy traktować jedynie jako formalny zabieg legislacyjny w celu uniknięcia zbędnych powtórzeń i odwołań.
W takim razie, jeżeli dana organizacja zainteresowana jest skorzystaniem z usług podmiotu zewnętrznego, zajmującego się przyjmowaniem zgłoszeń i prowadzeniem postępowań wyjaśniających, może zlecić podmiotowi zewnętrznemu zarówno przyjmowanie zgłoszeń, jak i ich szczegółowe rozpatrywanie.
[1] art. 25 ust. 1
Elżbieta Szulc
Associate
elzbieta.szulc@olesinski.com
Justyna Papież
Senior Associate
justyna.papiez@olesinski.com