Czy WhistBoard
to dobre rozwiązanie
dla Twojej firmy?

1. Czym jest WhistBoard?

WhistBoard to działająca w chmurze aplikacja stworzona z myślą o sygnalistach. Umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości i zarządzanie nimi, a zwłaszcza przeprowadzanie oraz dokumentowanie postępowań wyjaśniających. WhistBoard jest odpowiedzią na wyzwania wynikające z tzw. Dyrektywy whistleblowingowej.

1. Jakie korzyści dla organizacji daje wdrożenie WhistBoard?

WhistBoard pozwala na szybkie i skuteczne zarządzanie zgłoszeniami sygnalistów oraz gwarantuje ich anonimowość zgodnie z wszelkimi aktualnymi wymaganiami prawnymi w zakresie whistleblowingu. Podmioty korzystające z WhistBoard dzięki zastosowanym rozwiązaniom (m.in. zgłoszenia anonimowe, dedykowany formularz, przejrzysty interfejs) mają możliwość sprawnego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w zakresie każdego zgłoszenia i poinformowania sygnalisty o formie jego zakończenia. WhistBoard to także kompletne archiwum zgłoszeń sygnalistów i działań podjętych przez spółkę.

1. Czy mogę obejrzeć jak działa WhistBoard?

Tak, działanie systemu zostało zaprezentowane na filmiku demo narzędzia. Istnieje również możliwość sprawdzenia funkcjonalności WhistBoard podczas indywidualnej prezentacji – w przypadku zainteresowania pierwszą lub drugą formą obejrzenia WhistBoard, prosimy o kontakt za pomocą formularza na stronie https://whistboard.com/kontakt/

1. Czy mogę otrzymać dostęp testowy do WhistBoard?

Tak, otrzymanie 7-dniowego dostępu testowego jest możliwe po wysłaniu takiej prośby za pomocą formularza na stronie https://whistboard.com/kontakt/

1. Czy WhistBoard można zainstalować na systemie firmowym bez używania chmury?

Tak, ale wymaga to każdorazowego dostosowania aplikacji pod wymogi techniczne infrastruktury IT klienta. Aplikacja WhistBoard powstała jako rozwiązanie chmurowe (Saas), które ma wiele zalet. Jeżeli są Państwo zainteresowani ich poznaniem, prosimy o kontakt.

1. Jak zainstalować WhistBoard?

WhistBoard działa w chmurze, a dostęp do niego odbywa się poprzez przeglądarkę. Aplikacja nie wymaga instalacji.

1. Kto może zostać sygnalistą używając narzędzia WhistBoard?

Każda osoba dysponująca unikalnym linkiem do formularza zgłoszenia nieprawidłowości w danej firmie.

1. Czy sygnalista ma możliwość dokonania anonimowego zgłoszenia?

Tak, sygnalista może dokonać zgłoszenia w pełni anonimowy sposób. WhistBoard gwarantuje tę anonimowość poprzez wdrożenie szeregu zabezpieczeń IT oraz prostego mechanizmu dokonywania zgłoszeń.

1. Jak gwarantowana jest anonimowość sygnalisty w WhistBoard?

Przede wszystkim WhistBoard nie wymaga od sygnalisty logowania do żadnego systemu. Przyjmując zgłoszenie od sygnalisty w trybie anonimowym, aplikacja nie wymaga podania od niego jakichkolwiek danych kontaktowych. Jeżeli sygnalista zdecyduje się dokonać zgłoszenia w formie pliku (np. pdf), aplikacja wyczyści go z tzw. metadanych umożliwiających identyfikację autora pliku. Tym samym, osoby zarządzające zgłoszeniem nie mają żadnych możliwości naruszenia anonimowości sygnalisty. Od strony technicznej: aplikacja nie monitoruje ruchów sygnalisty na stronie, a szyfrowany serwer gwarantuje bezpieczeństwo danych zgromadzonych w ramach zgłoszeń.

1. Czy sygnalista ma możliwość bezpiecznego przekazania swoich danych w przypadku zgłoszenia jawnego?

Tak, jeżeli sygnalista zdecyduje się przesłać swoje zgłoszenie w trybie jawnym, jego dane będą dostępne jedynie dla osób przypisanych do konta spółki obsługującego zgłoszenia.

1. W jaki sposób sygnalista korzysta z WhistBoard?

Za pomocą prostego formularza zgłaszania nieprawidłowości, który znajduje się pod unikalnym linkiem wygenerowanym przez WhistBoard. Nie jest wymagana od niego rejestracja w serwisie. Wysyłając zgłoszenie o nieprawidłowościach, sygnalista może dołączyć do niego załączniki związane ze zgłoszeniem.

1. Czy można dokonać zgłoszenia bez wyboru kategorii i podkategorii, a jedynie wpisując jego treść oraz tryb?

Tak, jest taka możliwość, jeśli kanał (formularz zgłoszeniowy) został skonfigurowany w taki sposób.

1. Czy za pomocą WhistBoard operator narzędzia ma możliwość podjęcia kontaktu zwrotnego z anonimowym sygnalistą?

Tak, jednak jest to możliwe jedynie w przypadku, kiedy sygnalista zachowa unikalny link do okna dialogowego wygenerowany po dokonaniu zgłoszenia. To jedyna forma kontaktu operatora aplikacji WhistBoard z anonimowym sygnalistą. Co ważne, aplikacja w żaden sposób nie monitoruje kim jest osoba uruchamiająca okno dialogowe.

1. Czy operator ma możliwość wygenerowania raportu z systemu?

Tak, operatorzy WhistBoard mają możliwość wygenerowania raportu dotyczącego konkretnego zgłoszenia lub wszystkich zgłoszeń zewidencjonowanych przez aplikację.

2. Czy operator ma możliwość dodać do programu zgłoszenie otrzymane poza systemem?

Tak, poprzez opcję „Dodawanie zgłoszenia wewnętrznego” dostępnej dla każdego operatora WhistBoard. Zapisując zgłoszenie otrzymane poza systemem, operator ma również możliwość dodania załącznika do aplikacji.

1. Czy w WhistBoard można dokumentować przebieg postępowania wyjaśniającego?

Tak, WhistBoard umożliwia zarządzanie zgłoszeniem sygnalisty i zapisywanie wszystkich akcji podjętych w związku z jego wyjaśnieniem. Każda podjęta czynność jest widoczna w historii zgłoszenia.

1. Czy można outsourcować prowadzenie postępowań wyjaśniających?

Tak, na życzenie klienta istnieje możliwość wsparcia posprzedażowego w formie m.in. obsługi zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów.

1. Czy podmioty trzecie mogą uzyskać wgląd do danych przesyłanych na serwer WhistBoard?

Nie, o ile użytkownik sam nie nada dostępu do swojego konta takiemu podmiotowi trzeciemu. Dane przechowywane i przesyłane na serwer WhistBoard są szyfrowane i zabezpieczane zarówno na poziomie przeglądarki, jak i samego serwera.

2. Jakie informacje na temat sygnalisty zbiera system? Może są to IP, cookie, inne dane w logach?

System nie zbiera żadnych danych o sygnaliście, o ile on sam tych danych nie poda.

3. Kto ma dostęp do logów aplikacji?

Wyłącznie zespół odpowiedzialny za administrowanie serwerem – w logach zapisywane są jedynie błędy. Informacje audytowe (np. zmiana konfiguracji) zapisywane są tylko w bazie, która jest szyfrowana i oddzielna dla każdego konta.

4. Jak przed administratorami ukrywane są dane sygnalisty?

Zgłaszając naruszenie w trybie anonimowym, sygnalista nie podaje żadnych swoich danych. Aplikacja samodzielnie nie zbiera żadnych danych od sygnalisty.

5. Czy twórcy aplikacji mają dostęp do wszystkich informacji i mogą je sprawdzać bez nadzoru?

Nie, twórcy aplikacji nie mają żadnego dostępu do treści zawartych na poszczególnych kontach. Jest to możliwe wyłącznie w przypadku nadania im takiego dostępu przez klienta – m.in. na potrzeby wsparcia prawnego.

6. Gdzie zlokalizowany jest serwer, na którym znajduje się aplikacja WhistBoard?

Serwer znajduje się w regionie europejskim środowiska Amazon Web Services.

1. ISO 27001

Deviniti – Partner Technologiczny WhistBoard, który jest odpowiedzialny za część programistyczną oraz project management, posiada Certyfikat IS0 27001 co oznacza, że stosuje najwyższe standardy bezpieczeństwa jeśli chodzi o rozwój i utrzymanie oprogramowania.

2. WCAG (Web Content Accesibility Guideline)

Formularz WhistBoard do zgłaszania nieprawidłowości od sygnalistów spełnia standardy dostępności na poziomie AA według specyfikacji Web Content Accessibility Guidelines. WCAG to dokument, który określa wygląd strony internetowej instytucji publicznych, która będzie szeroko dostępna dla wszystkich użytkowników, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Dostępność serwisu internetowego oznacza stopień, w jakim może być on postrzegany, rozumiany i przeglądany przez wszystkich użytkowników, niezależnie od ich cech lub upośledzeń, a także niezależnie od właściwości używanego przez nich oprogramowania i sprzętu.

1. Czy WhistBoard jest zgodny z dyrektywą o ochronie sygnalistów?

Tak, WhistBoard w pełni odpowiada na wyzwania, jakie stawia przed przedsiębiorcami dyrektywa o ochronie sygnalistów. W przyszłości zostanie on także dostosowany do polskiej ustawy wdrażającej dyrektywę – o ile wprowadzi ona dodatkowe wymogi.

2. Czy WhistBoard będzie dostosowany do polskiej ustawy implementującej dyrektywę o ochronie sygnalistów?

Tak, jeśli ustawa rozszerzy katalog obowiązków nałożony na przedsiębiorców, WhistBoard zostanie dopasowany do wymogów tak, aby spełniać wszystkie wymagania.

1. Do kiedy musi być wdrożona dyrektywa o ochronie sygnalistów w Polsce?

Dyrektywa o ochronie sygnalistów powinna zostać wdrożona w całej Unii Europejskiej do 17 grudnia 2021 r.

2. Jakie podmioty mają obowiązek wdrożenia procedur chroniących sygnalistów?

Obowiązek obejmie sektor publiczny (m.in. spółki giełdowe) oraz pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

3. Do kiedy spółki muszą wdrożyć procedury chroniące sygnalistów?

Nowe obowiązki od 17 grudnia 2021 r. obejmują sektor publiczny oraz pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników. Pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników będą musieli stosować przepisy od 17 grudnia 2023 r.

1. Czy spółka musi wdrożyć procedurę ochrony sygnalistów?

Procedura ochrony sygnalistów powinna być elementem kompleksowego wdrożenia systemu ochrony sygnalistów w każdej spółce. WhistBoard może być elementem takiego systemu gwarantując ewidencje w jednym miejscu zgłoszeń i działań podjętych przez spółkę.

1. Jakie wersje językowe aplikacji są aktualnie dostępne?

WhistBoard jest obecnie dostępny w języku polskim, angielskim, niemieckim, ukraińskim oraz rosyjskim.

2. Czy można zamówić WhistBoard w innym języku niż obecnie dostępne?

Tak, w celu customizacji narzędzia prosimy o kontakt za pomocą formularza dostępnego na stronie https://whistboard.com/kontakt/

1. Czy można wgrać do WhistBoard logo mojej firmy?

Tak – możliwość dostosowania graficznego interfejsu do wymogów organizacji jest dostępna w pakiecie Enterprise – po więcej szczegółów zapraszamy do cennika dostępnego pod adresem https://whistboard.com/cennik/.

2. Czy mogę dostosować WhistBoard do potrzeb mojej spółki?

Tak, istnieje możliwość przygotowania wersji WhistBoarda „szytego na miarę” pod potrzeby danej organizacji. W celu rozmowy na ten temat, prosimy o kontakt z naszym doradcą za pomocą formularza dostępnego pod linkiem: https://whistboard.com/kontakt/

1. Czy twórcy narzędzia zapewniają obsługę i wsparcie posprzedażowe?

Tak, na życzenie klienta istnieje możliwość wsparcia posprzedażowego w formie m.in. obsługi zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów.

2. Ile kosztuje aplikacja WhistBoard?

Aktualny cennik WhistBoard znajduje się w zakładce dostępnej pod adresem https://whistboard.com/cennik/. W przypadku jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt za pomocą formularza na stronie https://whistboard.com/kontakt/

1. Od czego zależy cena WhistBoard?

Od wybranego pakietu dostępu do aplikacji WhistBoard. Pakiety różnią się między sobą m.in. ilością operatorów czy kanałów zgłoszeniowych. Po więcej szczegółów zapraszamy pod adrese https://whistboard.com/cennik/.

2. Czy WhistBoard jest sprzedawany z licencją na czas nieokreślony?

Standardowo WhistBoard jest oferowany w formie licencji na 1 rok.

1. Czy można kupić dostęp do WhistBoard wraz z obsługą zgłoszeń przez podmiot trzeci?

Tak, istnieje taka opcja. W przypadku dodatkowych pytań, prosimy o kontakt: https://whistboard.com/kontakt/