Uchwalona w 2019 roku tzw. dyrektywa whistleblowingowa sprawiła, że temat systemów dla sygnalistów stał się niezwykle żywy w przestrzeni publicznej. Wprowadzenie odpowiednich narzędzi oraz  przygotowanie i przeszkolenie zarówno kadry zarządzającej, jak i wszystkich pracowników, może być czasochłonne. Warto zatem odpowiednio wcześnie rozpocząć proces wdrożenia  systemu dla sygnalistów.

Wprowadzenie odpowiednich procedur będzie stanowić wyzwanie dla firm. Zwłaszcza w krajach takich, jak Polska, gdzie kultura sygnalizowania nieprawidłowości nie jest jeszcze rozwinięta, a nastawienie pracodawcy oraz samych pracowników do whistleblowingu można określić jako co najmniej nieufne. Sprostanie przez spółki tym wyzwaniom może jednak przynieść dla nich wymierne korzyści.

Whistleblowing – nie tylko dokument na papierze

Wyzwania związane z wdrożeniem systemu whistleblowingowego można podzielić na dwie grupy:

-formalne – związane z odpowiednim zaprojektowaniem samej procedury, żeby spełniała wszystkie przewidziane w dyrektywie (i docelowo: polskiej ustawie) wymagania, zapewniała odpowiednią ochronę sygnalistów oraz poufność przekazywanych informacji, a także regulowała ścieżkę postępowania zgłoszonych nieprawidłowości;

-pracownicze/personalne – związane z budowaniem wśród pracowników pozytywnej postawy względem procedury sygnalistycznej, zarówno w kontekście korzystania z niej tj. bezpośredniego zgłaszania naruszeń, jak i z perspektywy nastawienia do samych sygnalistów (zwalczanie przeświadczenia, iż zgłaszanie nadużyć jest donosicielstwem lub przejawem nielojalności względem przełożonego/kolegów z zespołu).

Sprostanie wyzwaniom z pierwszej grupy wydaje się nieco łatwiejsze niż tym z drugiej. W samej już dyrektywie whistleblowingowej znajdziemy bowiem wytyczne co do ogólnego kształtu procedury oraz gwarancji, jakie muszą zostać zapewnione sygnalistom. W dokumencie odnajdziemy np. obowiązek  potwierdzenia sygnaliście, że jego zgłoszenie zostało przyjęte (w terminie siedmiu dni od jego otrzymania), czy też obowiązek przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej w rozsądnym terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Dyrektywa zezwala także na korzystanie w tej materii z usług podmiotów zewnętrznych, co dla wielu spółek okaże się najlepszym i najłatwiejszym rozwiązaniem. Dyrektywa jest na tyle precyzyjna, że na wdrożenie procedury sygnalistycznej zdecydować można się nawet bez czekania na tekst polskiej ustawy.

Wyzwania związane z podejściem pracowników do sygnalistów są nieco bardziej skomplikowane. Niewątpliwie odpowiednia edukacja i „normalizacja” procesu sygnalizowania przez szkolenia i materiały uświadamiające jest czymś, co będzie konieczne, przynajmniej w początkowej fazie funkcjonowania systemu whistleblowingowego. Prawdziwym sprawdzianem dla spółek będą z pewnością pierwsze zgłoszenia. To, w jaki sposób organizacja poradzi sobie z informacją o nieprawidłowości, jak potraktuje samego sygnalistę oraz jaką ochronę na późniejszym etapie mu zapewni, będzie rzutowało na odbiór programu wśród pracowników w przyszłości. Sprawna i profesjonalna reakcja firmy zbuduje bardzo mocny i jasny przekaz do wszystkich pracowników – w danej spółce obowiązują zasady i są one przestrzegane, a sygnaliści nie muszą się niczego obawiać. Będzie to miało dużo większe znaczenie niż wszelkie szkolenia i dokumenty wewnętrzne.

Korzyści z wdrożenia systemu dla sygnalistów

Sprostanie powyższym wyzwaniom przyniesie spółkom niewątpliwe korzyści. Po pierwsze, spółka otrzyma informację o zachodzących wewnątrz organizacji nieprawidłowościach, które w przyszłości mogą zostać wyeliminowane (o ile zostaną podjęte odpowiednie działania). Dzięki wprowadzonym ulepszeniom, organizacja może zapobiegać marnotrawstwu oraz zapewnić lepsze funkcjonowanie procesów wewnętrznych, co w rezultacie przełoży się na wymierną korzyść ekonomiczną.

Po drugie, sprawnie działający system whistleblowingu pozwala podjąć odpowiednie kroki zanim naruszeniami zajmą się organy zewnętrzne (co może wiązać się z sankcjami, także dla organizacji) lub np. media (co może mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy).

Po trzecie odpowiednia procedura dla sygnalistów, zwłaszcza ta odnosząca się do postępowania ze zgłoszeniami, buduje zaufanie wśród pracowników – mają oni poczucie, że są słuchani, a ich zdanie, wątpliwości oraz skargi są brane pod uwagę.

Tomasz Wróblewski
Senior manager
tomasz.wroblewski@olesinski.com

Elżbieta Schulz
Associate
elzbieta.schulz@olesinski.com