Prace nad ustawą o sygnalistach przyspieszyły. Na początku marca 2024 roku pojawił się jej kolejny projekt, który przygotowano w efekcie szerokich konsultacji międzyresortowych. Można się spodziewać, że nowe regulacje wejdą w życie jeszcze w tym roku. To zatem ostatni moment, aby zadać sobie pytanie, jaki kanał wewnętrzny do obsługi zgłoszeń sygnalistów wybrać. E-mail czy kompleksowy system? Oto wady i zalety poszczególnych rozwiązań.
Kanały do zgłaszania naruszeń przez sygnalistów: jakie są dostępne?
Obecny projekt ustawy o sygnalistach nie wskazuje wyraźnie na to, za pośrednictwem jakiego kanału powinny być obsługiwane zgłoszenia naruszeń. Istnieją jednak konkretne warunki, które muszą zostać spełnione z myślą o przetwarzaniu przekazywanych danych.
Przede wszystkim sygnaliści muszą mieć zapewnione pełne bezpieczeństwo przekazania informacji. To dla nich gwarancja, że mogą bez obaw o jakikolwiek odwet podzielić się zaobserwowanymi naruszeniami. Dlatego sygnalistom należy zagwarantować:
– pełną poufność;
– ochronę tożsamości (najlepiej, aby było możliwe osiągnięcie pełnej anonimowości);
– pewność, że dokonane przez nich zgłoszenia nie przełożą się na jakiekolwiek represje.
Tylko wówczas, gdy sygnalista zyska pewność, że poprzez wysłanie zgłoszenia nie narazi się na żadne przykre konsekwencje, będzie skłonny do reagowania na nieprawidłowości w organizacji.
Z drugiej strony istotne jest stworzenie modelu komunikacji, w którym organizacja będzie mogła z łatwością przetwarzać zgłoszenia – rejestrować je, odpowiadać na nie oraz prowadzić ich archiwum. Dlatego wybór optymalnego systemu dla sygnalistów to podstawa.
System dla sygnalistów vs. e-mail: które rozwiązanie wybrać?
Większość organizacji, które będą objęte omawianą ustawą, rozważa dwa kanały przyjmowania zgłoszeń. Pierwszy to e-mail, drugi – specjalny system do obsługi zgłoszeń od sygnalistów. Każdy z nich ma swoje wady i zalety.
E-mail jako metoda przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów: wady i zalety
Utworzenie specjalnej skrzynki e-mail do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów wydaje się najprostszym do wdrożenia rozwiązaniem – zarówno z perspektywy zgłaszającego, jak i organizacji. Powód jest prosty: wysłanie informacji o naruszeniu sprowadza się wówczas do wysłania maila, a jego odbiór – do odczytania takiej wiadomości. Ustanowienie takiego kanału jest również bardzo szybkie i wygodne – można to zrobić bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Pojawia się jednak wiele wyzwań oraz zagrożeń – także tych związanych z niespełnieniem wymogów ustawowych. Chodzi przede wszystkim o:
– brak anonimowości – wiadomość e-mail trzeba wysłać z jakiegoś adresu; nawet jeżeli sygnalista użyje konta niepowiązanego ze swoimi personaliami, namierzenie go jest stosunkowo proste;
– brak pełnej poufności przesyłania informacji – ryzyko pojawia się również po stronie organizacji; na zwykłą skrzynkę e-mail łatwo się włamać, a dostęp do wiadomości ma także administrator firmowej sieci, a w efekcie przechwycić wiadomości od sygnalistów;
– utrudniona rejestracja zgłoszeń – prowadzenie rejestru informacji od sygnalistów to ustawowy obowiązek; e-mail nie pozwala go spełnić, więc trzeba uciekać się do innych rozwiązań informatycznych.
System dla sygnalistów: wady i zalety
System do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów to dedykowane rozwiązanie informatyczne, stworzone z myślą o spełnieniu wymogów ustawowych. Owszem, jego wdrożenie wiąże się z inwestycją finansową. Jednak zalety tego rozwiązania sprawiają, że wiele organizacji rozważa skorzystanie z tej opcji.
System dla sygnalistów:
– gwarantuje pełną anonimowość zgłaszającemu – aby sygnalista przesłał informacje, nie musi podawać swoich personaliów, a komunikacja jest szyfrowana, przez co nie ma ryzyka ujawnienia jego tożsamości;
– zapewnia pełną poufność komunikacji – są stosowane odpowiednie zabezpieczenia, dzięki którym zagrożenie wycieku danych jest znikome;
– pozwala na zarządzanie obsługą zgłoszeń – począwszy od ich zarejestrowania, przez kontrolę terminu odniesienia się do każdego zgłoszenia, aż po ich archiwizację; wszystkie informacje są zbierane w jednym miejscu, a dostęp do nich mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.
Warto też podkreślić, że istnieje możliwość dokupienia obsługi outsourcingowej do systemu – dla zachowania jeszcze wyższej poufności i anonimowości rejestrowania zgłoszeń od sygnalistów.
Co zatem wybrać? Specjalny system dla sygnalistów zdaje się bezpieczniejszym i rozsądniejszym rozwiązaniem. Inwestycja nie jest wysoka, a przy wsparciu doradcy wdrożenie przebiega sprawnie i bez problemów. Warto więc zapoznać się z dostępnymi opcjami i podjąć świadomą decyzję obarczoną niskim ryzykiem biznesowym.
Tomasz Wróblewski
Senior Manager
tomasz.wroblewski@olesinski.com