Nałożone na Polskę kary za brak uregulowania tematu sygnalistów są wyraźną motywacją do działania dla ustawodawcy. Zgodnie z zapowiedziami, polskie przepisy mają zostać uchwalone do końca III kwartału tego roku.

Projekt ustawy przewiduje tylko 3 miesiące na wdrożenie nowych wymogów. Wbrew pozorom, czasu na skoordynowanie działań i skuteczne wprowadzenie odpowiednich procedur i narzędzi zostało niewiele. Dlatego warto zacząć działać już teraz! W tym celu przygotowaliśmy checklistę, która pomoże sprawdzić status przygotowania i zaplanować najważniejsze zadania na teraz.

1. Sprawdź, czy Twoja załoga liczy 50 osób lub więcej (pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, zleceniobiorców, osób na B2B itp.) / w niedługim czasie może osiągnąć taką liczebność?

– TAK – zacznij działać już teraz według kroków poniżej;

– NIE – wdrożenie regulacji dotyczących sygnalistów jest nieobowiązkowe, ale jeśli chcesz podążać za trendami na rynku pracy i otrzymywać informacje o ewentualnych nieprawidłowościach na wczesnym etapie, a co za tym idzie szybko i sprawnie im zapobiegać – rozważ, czy nie zacząć działać już teraz.

2. Czy w firmie są już wdrożone jakiekolwiek procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości lub obowiązują procedury grupowe?

– TAK – zweryfikuj, czy są one zgodne z najnowszymi regulacjami i czy uwzględniają kwestie z punktów 3-5 poniżej;

– NIE – zacznij działać już teraz według kroków poniżej.

3. Wyznacz dział / zespół / osobę, która będzie odpowiedzialna za wdrożenie sygnalistów w firmie i zadbaj o jej przeszkolenie lub wybierz profesjonalny podmiot zewnętrzny, który pomoże wdrożyć i obsługiwać odpowiednie narzędzia i procedury.

4. Zaprojektuj dopasowaną do Twojej organizacji procedurę zgłaszania nieprawidłowości i dobierz odpowiedni kanał umożliwiający dokonywanie zgłoszeń. Pamiętaj przy tym, że:

– adekwatna i dobrze wdrożona procedura daje szanse szybkiej reakcji i ogranicza ryzyko negatywnego PR – umożliwia sygnaliście dokonanie zgłoszenia do spółki a nie np. do mediów;

– procedura whistleblowingowa może wpłynąć na istniejące już w firmie procedury np. antymobbingowe czy dotyczące bezpieczeństwa informacji / RODO – warto wziąć to pod uwagę przy wdrażaniu nowych rozwiązań;

– procedury wdrożone na innej podstawie prawnej (np. ustawa o ofercie publicznej czy ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) lub procedury grupowe mogą nie być wystarczające do wypełnienia obowiązków wskazanych w projekcie ustawy o sygnalistach – warto więc odpowiednio podejść do przygotowania i wdrożenia nowych regulacji zgłaszania nieprawidłowości i nie pomijać przy tym m.in. perspektywy grupy kapitałowej, do której należy spółka.

5. Sprawdź, czy masz z kim przeprowadzić obowiązkowe konsultacje = czy w firmie działają związki zawodowe lub zostali wyłonieni przedstawiciele pracowników, którzy mogą brać udział w takich konsultacjach? Jeśli nie – najlepiej zająć się wyborami przedstawicieli już teraz.

Nasi specjaliści mają za sobą szereg wdrożeń procedur dotyczących zgłaszania nieprawidłowości. Oferujemy również proste w obsłudze narzędzie Whistboard, które umożliwia łatwe i kompleksowe zarządzanie zgłoszeniami firmie. Jesteśmy do dyspozycji:

Justyna Papież-Łogin
Counsel, Adwokat
justyna.papiez@olesinski.com

Katarzyna Jarczyk
Senior Associate
katarzyna.jarczyk@olesinski.com