Etyka w biznesie i przejrzystość działania firm są obecnie niezwykle ważnymi elementami prowadzenia działalności. Między innymi z tego względu wdrożenie systemu umożliwiającego anonimowe zgłoszenia od sygnalistów może stanowić ważne narzędzie do eliminacji nieprawidłowości wewnątrz organizacji.

Nowe przepisy nie wymagają dopuszczenia anonimowych zgłoszeń od sygnalistów, pozostawiając to do indywidualnej decyzji organizacji. Warto jednak zauważyć, że wdrożenie takiej możliwości może pozytywnie wpłynąć na liczbę ujawnianych naruszeń. O tym, dlaczego tak właśnie jest i jakie są inne zalety, ale też ryzyka takiego rozwiązania, piszemy poniżej.

Zgłoszenie anonimowe a poufne – różnice

Zanim o zaletach, rozróżnijmy najpierwanonimowe zgłoszenia od poufnych. W przypadku tych pierwszych osoba, która informuje o nieprawidłowościach, nie podaje swoich danych osobowych. Dzięki temu nie jest znana jej tożsamość. Taka możliwość odróżnia anonimowe zgłoszenia od sygnalistów od poufnych, w których podanie takich danych jest konieczne. Podlegają one jednak ochronie przed ujawnieniem nieuprawnionym do tego osobom.

Plusy anonimowych zgłoszeń od sygnalistów

Korzyści, jakie płyną z umożliwienia anonimowych zgłoszeń od sygnalistów przemawiają za tym, że warto wziąć taką możliwość pod uwagę przy wdrażaniu systemu whistleblowingowego w organizacji. Są to między innymi:

Zachęta do informowania – anonimowe zgłoszenia od sygnalistów mogą zachęcać do przekazania informacji o naruszeniach. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy zgłaszający może obawiać się negatywnych komentarzy np. ze strony współpracowników albo działań odwetowych pracodawcy. Taka możliwość gwarantuje większą ochronę sygnalisty, co pozytywnie wpływa na liczbę otrzymywanych zgłoszeń;

Skuteczność – większa liczba uzyskanych informacji o nieprawidłowościach, wynikająca z umożliwienia wysyłania anonimowych zgłoszeń od sygnalistów, poprawia wykrywalność naruszeń i nadużyć w organizacji. Zwiększa także szansę na zaradzenie im na wczesnym etapie, kiedy można jeszcze podjąć skuteczne działania zapobiegawcze i minimalizować potencjalne szkody przy jednoczesnej ochronie sygnalisty;

Ochrona firmy – dzięki uzyskanym informacjom o nieprawidłowościach możliwe jest zminimalizowanie ryzyka wycieku informacji o nich na zewnątrz organizacji. Pomaga to w ochronie wizerunku i reputacji firmy, a także przed potencjalnymi szkodami;

Ochrona sygnalisty – zgłoszenia anonimowe chronią tożsamość sygnalisty i zwiększają jego poczucie bezpieczeństwa. Może być to szczególnie ważne w środowiskach, gdzie istnieje ryzyko odwetu.

Pozytywny wpływ na biznes

Jak widać, możliwość anonimowego zgłoszenia informacji o nieprawidłowościach wiąże się nie tylko z ochroną sygnalisty, ale wpływa także na obszary związane z prowadzeniem biznesu. Są nimi choćby poprawa przejrzystości i uczciwości w organizacji, wzmocnienie zaufania w relacjach z interesariuszami oraz minimalizacja ryzyka utraty reputacji czy poniesienia szkody. Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów mogą być cennym narzędziem w utrzymaniu etycznych standardów i zapobieganiu nadużyciom.

Kluczem do skutecznego wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości i umożliwienia wysyłania anonimowych zgłoszeń od sygnalistów, jest odpowiednia kultura organizacyjna i przeszkolenie załogi. Pracownicy świadomi wagi zgłoszeń będą chętniej korzystać z takiej możliwości, nie obawiając się negatywnych konsekwencji. Muszą także wiedzieć, że firma gwarantuje należytą ochronę sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

Korzyści wygrywają z ryzykami

Choć wdrożenie anonimowych zgłoszeń od sygnalistów niesie ze sobą także pewne ryzyka, to stanowią one zdecydowaną mniejszość wobec wymienionych powyżej korzyści. Taka forma może spowodować:

Otrzymywanie fałszywych lub błahych informacji – możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń od sygnalistów może skutkować otrzymywaniem informacji, które nie są naruszeniami, a mają na celu np. zaszkodzenie osobom trzecim. Może to spowodować potrzebę zwiększenia zaangażowania w oddzielenie tego, czym rzeczywiście trzeba się zająć od tego, co jest informacją nieistotną. Czasem może się to okazać czasochłonne i trudne do weryfikacji.

Utrudniony kontakt z sygnalistą – zgłoszenia anonimowe mogą uniemożliwić kontakt z sygnalistą, co może wpłynąć na trudniejsze wyjaśnienie sprawy. Korzystając jednak z narzędzi do obsługi zgłoszeń można wyeliminować takie ryzyko i prowadzić dialog, gwarantując przy tym ochronę sygnalisty i jego pełną anonimowość.

Perspektywa dodatkowych nakładów potrzebnych do weryfikacji zgłoszeń może zniechęcać przedsiębiorców do umożliwienia wysyłania anonimowych zgłoszeń od sygnalistów. Jak jednak wspomnieliśmy, korzyści, jakie płyną z takiego kanału komunikacji, przewyższają związane z tym wyzwania. A tym można ponadto przeciwdziałać, dbając o odpowiednią kulturę organizacji.

Załoga, która ma świadomość wagi i funkcji systemu whistleblowingowego rzadziej będzie wysyłać bezzasadnych anonimów. Istotny jest także fakt, że ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje surową odpowiedzialność karną za świadome dokonanie zgłoszenia w złej wierze.

Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów opcją wartą rozważenia

Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów mogą znacząco przyczynić się do poprawy etyki i transparentności w firmie oraz zapewnić pracownikom poczucie przynależności do otwartej i przejrzystej organizacji. Przy odpowiednim podejściu, zbudowaniu świadomości w zakresie whistleblowingu oraz wsparciu kultury organizacyjnej, mogą być one cennym źródłem informacji o nieprawidłowościach, bez obciążania pracodawcy dodatkową pracą. Każda firma powinna rozważyć te korzyści w kontekście własnej kultury i potrzeb.

Jeśli zastanawiają się Państwo nad wprowadzeniem takiej możliwości w swojej organizacji lub mają do niej jakiekolwiek pytania, zachęcamy do kontaktu.

Paweł Kaczmarek
Senior Associate
pawel.kaczmarek@olesinski.com