Wyznaczony przez Unię Europejską termin na implementację tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów upłynął 17 grudnia 2021r. Polski ustawodawca nie zdążył wdrożyć odpowiednich przepisów na czas – do tej pory publicznie ukazał się jedynie projekt ustawy. Mimo to, wiele polskich firm zdecydowało się na rozpoczęcie wdrażania systemu whistleblowingowego opierając się jedynie o treść samej dyrektywy oraz wspomniany projekt.

Każdy przedsiębiorca objęty postanowieniami ustawy implementującej będzie musiał zdecydować kto w jego organizacji zajmie się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń. Pytanie zatem, jakie rozwiązanie będzie tutaj najlepsze.

Obsługa zgłoszeń sygnalistów – co wziąć pod uwagę?

Odpowiedzi jest kilka – wszystko zależy od potrzeb danej organizacji, jej rozmiarów i branży, w której działa.

Nie można zapominać, iż wspomniane akty prawne dotyczą obowiązku posiadania systemów zgłaszania naruszeń prawa ogólnie obowiązującego. To, czy dany przedsiębiorca zdecyduje się objąć swoim systemem także regulacje wewnętrzne (np. wszelkiego rodzaju procedury, regulaminy, kodeksy etyczne) zależy jedynie od jego decyzji. Jeżeli to zrobi, może spodziewać się, że rodzaj otrzymywanych przez niego zgłoszeń będzie bardziej zróżnicowany i może dotyczyć także mniej poważnych naruszeń, a co za tym idzie – może być ich więcej.

To samo dotyczy adresatów takich procedur. Akty prawne wymagają, aby byli to przede wszystkim pracownicy, jednak pracodawca może zdecydować o uwzględnieniu w procedurze także innych podmiotów, takich jak np. kontrahenci, klienci, akcjonariusze itp. W takiej sytuacji również można się spodziewać zgłoszeń o bardziej różnorodnym charakterze.

Nawet w „podstawowym” wariancie, kiedy procedura obejmuje jedynie prawo ogólnie obowiązujące, a do zgłaszania uprawnieni są jedynie pracownicy, zakres tematyczny zgłoszeń może być szeroki. Zgodnie z projektem ustawy naruszenia mogą dotyczyć m.in. zamówień publicznych, prania brudnych pieniędzy, usług, produktów i rynków finansowych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych czy bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Osoba obsługująca system zgłoszeń nie musi posiadać wiedzy w każdej wymienionej powyżej dziedzinie. Ważne, aby w razie potrzeby miała możliwość skonsultowania się z odpowiednimi specjalistami i otrzymania informacji niezbędnych do rozpatrzenia niejasnych kwestii. Warto pamiętać, aby taka osoba miała przestrzeń czasową na przyjęcie nowych obowiązków. Byłoby dobrze, gdyby miała doświadczenie lub przeszkolenie z zakresu rozpatrywania skarg oraz wniosków i kontaktu z innymi pracownikami.

Czy HR zawsze się sprawdzi?

Pierwszym wyborem w zakresie obsługi zgłoszeń sygnalistów, szczególnie w większych organizacjach, jest zespół ds. compliance lub też jednoosobowe stanowisko compliance officera. Jednak w wielu polskich przedsiębiorstwach stanowiska takie nie funkcjonują. W takiej sytuacji kolejnym kandydatem stają się zazwyczaj pracownicy działu HR.

Przydzielenie osobom pracującym w dziale HR zadań z zakresu obsługi zgłoszeń ma niewątpliwe zalety. Zazwyczaj to właśnie pracownicy „kadr” posiadają szeroką wiedzę o funkcjonowaniu całej organizacji, są w posiadaniu informacji na temat składu personalnego poszczególnych jednostek czy też działów przedsiębiorstwa. Mają też doświadczenie w rozpatrywaniu skarg i wniosków (szczególnie tych z obszaru pracowniczego). W sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się objąć swoją procedurą także regulacje wewnętrzne, zaangażowanie działu HR w rozpatrywanie zgłoszeń może okazać się wskazane.

Należy jednak pamiętać o kwestiach poruszonych na wstępie tj. o tym, iż zgłoszenia najprawdopodobniej nie będą dotyczyły tylko spraw pracowniczych, a będą odnosiły się do szeroko rozumianych kwestii prawnych. Mogą to być np. naruszenia wymagań giełdowych, księgowych, środowiskowych, z zakresu bezpieczeństwa produktów itd. W takiej sytuacji może okazać się, że w większości przypadków pracownicy działu HR nie będą w stanie samodzielnie rozwiązać zasygnalizowanej w zgłoszeniu nieprawidłowości. Nie oznacza to  jednak, że nie mogą oni pełnić roli pewnego rodzaju wstępnych weryfikatorów i pośredników pomiędzy osobą zgłaszającą a ostatecznie podejmującą decyzję w sprawie.

Jakie rozwiązanie jest najkorzystniejsze?

Rozwiązanie kwestii wyboru podmiotu obsługującego zgłoszenia zależy w dużej mierze od rodzaju spodziewanych zgłoszeń, zasobów kadrowych organizacji, doświadczenia w sprawach z obszaru compliance oraz wewnętrznego systemu podejmowania wiążących decyzji. Pracodawca może zdecydować się na wyznaczenie do tego celu wyłączenie kilku pracowników działu HR we wsparciu innych osób z organizacji (np. działu prawnego), ale może także powołać specjalny zespół/komisję ds. zgłoszeń o stałym lub zmiennym składzie. Może także powierzyć tę funkcję podmiotowi zewnętrznemu.

Niezależnie od tego, komu dany pracodawca powierzy obsługę zgłoszeń sygnalistów, musi pamiętać o wyposażeniu wyznaczonych osób w dodatkowe uprawnienia i narzędzia, które ułatwią im wykonywanie nowych obowiązków. Warto przewidzieć odpowiednie wewnętrzne procedury konsultacyjne (zarówno w obszarze konsultacji wewnętrznych jak i zewnętrznych, np. z obsługującą pracodawcę kancelarią prawną lub biurem księgowym) w formie jednorazowej współpracy lub stałego członkostwa takich „specjalistów” (np. w komisji rozpatrującej zgłoszenia). Sporym wsparciem może okazać się skorzystanie przez przedsiębiorcę ze specjalnych systemów elektronicznych, które umożliwią sygnaliście złożenie zgłoszenia, a przypisanym operatorom płynne zarejestrowanie takiego sygnału, potwierdzenie jego przyjęcia oraz dalszą komunikację ze zgłaszającym. Systemy takie ułatwiają ponadto dokumentowania podjętych działań, zachowanie wymaganej poufności oraz ochronę danych osób zgłaszających naruszenie.

Elżbieta Schulz
Associate
elzbieta.schulz@olesinski.com