Do polskiego porządku prawnego za chwilę dołączą kolejne przepisy regulujące kwestie sygnalistów i należy oczekiwać, że w najbliższych latach kierunek zmierzający do ochrony zgłaszających naruszenia będzie się nasilać. Pojawiają się więc zasadnicze pytania, dotyczące sposobu ochrony sygnalisty, jak i formy łączących się z nimi procedur zawiadamiania i zwalczania wykrytych naruszeń.
Jak chronić sygnalistów?
Punktem wyjścia jest na pewno stworzenie procedury sygnalizowania zdarzeń, które mogły stanowić naruszenie przepisów. Istotne jest również przeszkolenie wszystkich osób tworzących organizację w taki sposób, by byli w stanie z niej skorzystać. Chodzi o to, by osoba która dostrzegła naruszenia, wiedziała kogo i w jaki sposób powinna o nich powiadomić. Pierwszym stopniem ochrony sygnalisty jest umożliwienie mu zachowania anonimowości w ramach procedury zgłaszania. Kolejnymi krokami będzie zapewnienie możliwie szerokiej ochrony sygnaliście przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia naruszenia, niezależnie od tego czy zgłoszenie okazało się zasadne czy też nie.
Należyta staranność w ochronie sygnalistów
Chociaż procedury sygnalizowania zdarzeń nie muszą być związane formalizmem, to jednak gromadzenie obszernej dokumentacji jest przede wszystkim w interesie organizacji. Realizacja obowiązków przez organizację w zakresie ochrony sygnalistów i wdrażania procedury zgłaszania naruszeń, opiera się zazwyczaj na badaniu czy została zachowana należyta staranność. To brak jej zachowania będzie dawał podstawy do ukarania organizacji. Warto więc gromadzić wszelkiego rodzaju dokumenty, które będą potwierdzały, że organizacja dołożyła owej należytej staranności.
Mimo wszystko, nawet najlepsze procedury nie zapewnią skutecznej walki z naruszeniami prawa wewnątrz organizacji. Również najlepsze intencje nie zmotywują wszystkich osób wchodzących w skład organizacji do zgłaszania dostrzeżonych naruszeń. Tego dokonać może jedynie uświadamianie (nie mylić z umoralnianiem), poprzez budowę kultury etycznej u osób tworzących organizację. Istotą budowy kultury etycznej, jest uświadomienie pracowników, że zgłaszanie dostrzeżonych naruszeń jest jedynym właściwym działaniem, za które nie spotkają ich absolutnie żadne konsekwencje. To właśnie strach przed konsekwencjami w postaci ostracyzmu ze strony pozostałych członków organizacji skutecznie odstrasza ludzi od zgłaszania naruszeń prawa. Może to być jednak również strach przed negatywną reakcją przełożonych, uwidaczniającą się chociażby poprzez brak premii i nagród okresowych, trudności w uzyskaniu awansu i na samym zwolnieniu z pracy skończywszy. Ważne, by członkowie organizacji mieli świadomość, że ich zgłoszenia spotkają się z maksymalnym wsparciem nie tylko ze strony bezpośrednich przełożonych, ale również ze strony samego kierownictwa organizacji.
Sygnaliści w organizacji
Nie należy postrzegać sygnalistów jako zagrożenia dla organizacji. Sprawne wdrożenie procedury reagowania na naruszenia i zaznajomienie z jego tajnikami członków organizacji, zapewni samej organizacji nieustanną kontrolę nad przestrzeganiem przepisów prawa w jej funkcjonowaniu (zapewnienie zgodności). Będzie to więc pewna forma audytu, który organizacja otrzymuje w ramach już istniejącej współpracy. Wykryte w porę naruszenia, pozwalają organizacji na zastosowanie chociażby instytucji czynnego żalu (kk oraz kks). Może to uchronić organizację lub osoby nią zarządzające przed sankcjami, bądź też znacząco zmniejszyć ich dotkliwość. Pamiętać należy, że przecież z założenia, zarówno organizacja, jak i sygnaliści, grają w jednej drużynie i do jednej bramki.
Organizacje czeka bardzo dużo pracy. Pracy na regulacjach i pracy na ludzkiej mentalności. Na pracowitych czeka nagroda, w postaci sprawnie działającej organizacji w której naruszenia są szybko wykrywane i usuwane. Wymierne pozytywne efekty można mnożyć – podmioty zarządzające będą pewniejsze zgodnego z prawem funkcjonowania ich organizacji, organizacja nie będzie traciła czasu i pieniędzy na zwalczanie skutków naruszeń, gdy będzie już za późno itd. Nie do końca wiadomo jeszcze co czeka leniwych i opornych. Należy jednak zakładać, że skoro państwo podejmie ogromny wysiłek w uregulowaniu nowych kwestii, będzie surowo karało tych, którzy efektów tego wysiłku nie będą respektowali.
Szymon Kowalczyk, konsultant, Olesiński & Wspólnicy
Tomasz Wróblewski, manager, adwokat, Olesiński & Wspólnicy